Déclaration de confidentialité et politique de cookies

Jeugd Parlement Jeunesse accorde une grande importance à la protection de vos données personnelles et au respect de votre vie privée. Dans cette déclaration de confidentialité, nous souhaitons fournir des informations claires et transparentes sur les données que nous collectons et la manière dont nous traitons les données personnelles. Nous faisons tout notre possible pour garantir la confidentialité de vos données et nous traitons donc les données personnelles avec soin. Jeugd Parlement Jeunesse respecte en toutes circonstances les lois et règlements applicables, y compris le Règlement général sur la protection des données (Règlement UE 2016/679).

Cela signifie que nous nous engageons notamment à :

Traiter vos données personnelles conformément à l’objectif pour lequel elles ont été fournies, ces objectifs et types de données personnelles étant décrits dans la présente déclaration de confidentialité ;
Limiter le traitement de vos données personnelles à celles qui sont strictement nécessaires aux fins pour lesquelles elles sont traitées ;
Demander votre consentement explicite lorsque nous en avons besoin pour le traitement de vos données personnelles ;
Prendre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la sécurité de vos données personnelles ;
Ne pas transmettre vos données personnelles à des tiers, sauf si cela est nécessaire pour la réalisation des objectifs pour lesquels elles ont été fournies ;
Être conscients de vos droits concernant vos données personnelles, vous en informer et les respecter.

En tant qu’organisation, nous sommes responsables du traitement de vos données personnelles. Si vous avez des questions après avoir lu notre déclaration de confidentialité, ou plus généralement, si vous souhaitez nous contacter, vous pouvez le faire aux coordonnées suivantes :Jeugd Parlement Jeunesse
Avenue Gustave Demey 14/16
1160 Auderghem
E-mail: info@jeugdparlementjeunesse.be
Téléphone: 0497 71 04 43

À qui s’adresse cette déclaration de confidentialité ?

Cette déclaration de confidentialité s’applique à tous nos membres actuels et anciens, aux participants à des activités, aux personnes qui manifestent ou ont manifesté un intérêt pour nos activités, services ou produits, ainsi qu’à nos clients et fournisseurs.

Pourquoi traitons-nous quelles données personnelles ?

Vos données personnelles sont traitées par Jeugd Parlement Jeunesse pour l’exécution des objectifs suivants et fondements juridiques :

Administration des membres adhérents (via notre association) (Base contractuelle)
Administration des bénévoles (Base contractuelle)
Administration des participants (Base contractuelle)
Communication avec les membres (via newsletter, mailings, brochures, …) (Intérêt légitime)
Communication avec les bénévoles (Intérêt légitime)
Communication hors ligne avec les participants (promotion et/ou information) (Intérêt légitime)
Assurance des membres (Base contractuelle)
Assurance des bénévoles (Base contractuelle)
Communication en ligne avec les participants (informations sur l’activité à laquelle ils participent) (Intérêt légitime)
Communication en ligne avec les participants (promotion pour une activité similaire) (Clients : produit similaire)
Formation des bénévoles (Intérêt légitime)
Remboursement des bénévoles (via remboursement de frais) (Base contractuelle)

Lorsque nous demandons votre consentement pour le traitement des données, vous avez toujours le droit de retirer ce consentement.

Finalités du traitement

Pour les finalités ci-dessus, nous pouvons demander et/ou traiter les données personnelles suivantes :

Prénom, nom d’usage, nom de famille
Adresse (privée)
Numéro de téléphone (privé)
Adresse e-mail (privée)
Date de naissance, âge

Nous ne collectons que les données personnelles que vous nous communiquez vous-même de différentes manières (par exemple, via des formulaires d’inscription, des formulaires de contact sur notre site web, par contact direct/téléphonique/e-mail, …). Nous ne collectons pas de données personnelles par l’intermédiaire de tiers.

Nous n’utilisons les données collectées que pour les finalités pour lesquelles elles ont été obtenues.

Transmission de données personnelles à des tiers - sous-traitants

Les données que vous nous fournissez peuvent être transmises à des tiers si cela est nécessaire pour la réalisation des objectifs décrits ci-dessus. Par exemple, nous faisons appel à un tiers (prestataire de services externe) pour :

Le stockage et le traitement des données dans le Cloud (via un fournisseur de services Cloud comme Assist)
La maintenance de l’infrastructure informatique (réseau informatique, serveurs, …)
L’assurance de nos membres, participants et bénévoles (via une fédération ou un groupement, une compagnie d’assurance ou un courtier)
La gestion et la diffusion de newsletters et invitations (via un service de messagerie en ligne comme Mailchimp)

Nous ne transmettons jamais de données personnelles à des prestataires de services externes avec lesquels nous n’avons pas conclu de contrat de sous-traitance (ou dont les dispositions n’ont pas été reprises dans les conditions contractuelles). Avec ces prestataires de services externes, nous faisons les accords nécessaires pour garantir la sécurité de vos données personnelles.

Transmission à des tiers - destinataires

Nous ne partageons pas de données personnelles avec des parties externes.

Nous pouvons toutefois partager des données personnelles avec d’autres tiers si vous nous donnez votre consentement (par écrit). Vous avez le droit de retirer ce consentement à tout moment, sans que cela n’affecte la légalité du traitement effectué avant le retrait de celui-ci.

Nous ne transmettons pas de données personnelles à des parties établies en dehors de l’Espace économique européen.

Combien de temps conservons-nous vos données ?

Jeugd Parlement Jeunesse ne conserve pas les données personnelles plus longtemps que nécessaire pour atteindre l’objectif pour lequel elles ont été fournies, tout en tenant compte de la période nécessaire pour se conformer aux exigences légales (notamment en matière de comptabilité). Les délais de conservation peuvent varier selon les finalités :

Administration des membres adhérents (via notre association) (2 ans après la cessation de l’adhésion, sauf disposition légale contraire.)
Administration des bénévoles (2 ans après la cessation du bénévolat)
Administration des participants (2 ans après la participation à l’activité)
Communication avec les membres (via newsletter, mailings, brochures, …) (2 ans après la cessation de l’adhésion, sauf disposition légale contraire.)
Communication avec les bénévoles (2 ans après la cessation du bénévolat)
Communication hors ligne avec les participants (promotion et/ou information) (2 ans après la participation à l’activité)
Assurance des membres (2 ans après la cessation de l’adhésion, sauf disposition légale contraire.)
Assurance des bénévoles (2 ans après la cessation du bénévolat ou après la clôture du dossier d’assurance)
Communication en ligne avec les participants (information sur l’activité à laquelle ils participent) (2 ans après la participation à l’activité)
Communication en ligne avec les participants (promotion pour une activité similaire) (2 ans après la participation à l’activité)
Formation des bénévoles (2 ans après la cessation du bénévolat)
Remboursement des bénévoles (via remboursement de frais) (7 ans pour la comptabilité)

Comment protégeons-nous vos données ?

Nous avons pris des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données personnelles contre tout accès, utilisation, perte ou divulgation non autorisés (…violations, perte et traitement illicite…). Par exemple, nous avons pris les mesures suivantes :

Toutes les personnes pouvant accéder à vos données au nom de Jeugd Parlement Jeunesse sont tenues de respecter la confidentialité de ces informations.
Nous testons et évaluons régulièrement nos mesures, et les ajustons si nécessaire ;
Nos collaborateurs sont informés (et formés) de l’importance de la protection des données personnelles. Ils suivent des directives claires à cet égard et sont régulièrement sensibilisés à leurs responsabilités.
L’accès à vos données est accordé aux collaborateurs uniquement si cela est nécessaire à l’exercice de leurs fonctions.
Pour tout nouveau projet susceptible d’avoir un impact sur votre vie privée, une analyse approfondie est réalisée pour garantir vos droits ainsi que la sécurité et la protection de vos données personnelles.
Nous appliquons une politique de nom d’utilisateur et de mot de passe sur tous nos systèmes.
Nous utilisons un antivirus et le mettons à jour systématiquement et en temps voulu, et avons installé un pare-feu.

Si un incident devait survenir impliquant vos données, vous en seriez personnellement informé dans les conditions prévues par la loi.

Vos droits concernant vos données

Vous avez le droit d’accéder à vos données personnelles et d’en obtenir une copie.

Vous avez le droit de corriger et de compléter vos données si elles sont inexactes ou incomplètes.

Vous avez le droit de demander la suppression des données personnelles que nous avons reçues de vous et qui ne sont plus strictement nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été traitées. Nous nous réservons le droit de déterminer si votre demande est justifiée.

Vous avez le droit de limiter le traitement de vos données si vous vous opposez à ce traitement.

Vous pouvez également vous opposer à la manière dont certaines de vos données personnelles sont traitées. Par exemple, vous avez le droit de vous opposer à l’utilisation de vos données personnelles à des fins de marketing direct (via les options de désabonnement dans les e-mails).

Vous avez également le droit de demander le transfert des données que vous nous avez fournies à vous-même ou, à votre demande, directement à une autre partie.

Vous pouvez nous contacter à l’adresse indiquée en haut de cette déclaration de confidentialité pour exercer vos droits, accompagné d’une motivation pour votre demande. Nous pouvons vous demander de prouver votre identité avant de répondre à vos demandes.